Skill ยุคใหม่ที่คนทำงานธุรการต้องมีเมื่อต้อง work from home

Skill ยุคใหม่ที่คนทำงานธุรการต้องมีเมื่อต้อง work from home

Skill ยุคใหม่ที่คนทำงานธุรการต้องมีเมื่อต้อง work from home

เราอยู่กับโควิด-19 ทำให้รู้เลยว่า การ Work from Home ไม่ใช่เรื่องเล่น ๆ ที่จะเกิดขึ้นแค่ชั่วคราว แต่อาจจะเรียกได้ว่า การ Work from Home นั้นเป็นการทำงานในรูปแบบใหม่ เพราะแม้แต่ในช่วงเวลาหลังโควิด-19 หลาย ๆ บริษัทก็ยังคงเปลี่ยนมาทำงานแบบ Work from Home กันมากขึ้น ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อคนทำงานแทบทุกฝ่ายในบริษัท ไม่เว้นแม้แต่แผนกธุรการ หรือ “admin” ซึ่งเป็นตำแหน่งงานที่ต้องมีในทุกบริษัท เพราะเป็นตำแหน่งที่ต้องคอยจัดการงานเบื้องหลัง เพื่อให้คนในแผนกอื่น ๆ สามารถทำงานได้อย่างราบรื่นมากที่สุด เมื่อบริษัทเปลี่ยนระบบการทำงานมาเป็น Work from Home อะไรคือ Skill ยุคใหม่ที่คนทำงานธุรการต้องมีเมื่อต้อง work from home เพื่อให้เราสามารถทำงานได้ดียิ่งกว่าเดิม
Communication Skill
Communication Skill หรือทักษะการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคล ซึ่งเป็นทักษะเบื้องต้นที่งาน admin ต้องมีอยู่แล้ว และยิ่งจำเป็นมากขึ้นเมื่อแต่ละคนต้องทำงานคนละสถานที่แบบ Work from Home ดังนั้นคนที่ทำงานธุรการยิ่งต้องเพิ่มการสื่อสารที่ชัดเจน ตรงประเด็น ไม่ว่าจะเป็นการพูด หรือการเขียน ที่จำเป็นต้องใช้มากขึ้นเมื่อทุกคน Work from Home ที่สำคัญคือ การสื่อสารนั้นต้องรวดเร็ว ทันเวลา และหมั่นติดตามงานอยู่เสมอ นอกจากนี้ยังต้องเป็นผู้ฟังที่ดี สามารถฟังและวิเคราะห์ปัญหาได้ รู้ว่าคนที่ติดต่อมาต้องการอะไร และสามารถนำไปประสานงานต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Self-motivation Skill
เป็นอีกทักษะที่จำเป็นสำหรับงาน admin เพราะลักษณะงานที่ถึงแม้จะไม่เฉพาะเจาะจง แต่ก็เป็นฟันเฟืองที่สำคัญต่อการทำงานของแผนกอื่น ๆ ในบริษัท เพราะฉะนั้นถ้ามีข้อผิดพลาดที่เกิดจากแผนกธุรการ ก็จะสามารถรู้ได้ทันที งานหลาย ๆ อย่างจึงเป็นงานเร่งด่วนที่ต้องรีบทำทันที เก็บไว้ทำทีหลังไม่ได้ ทำให้คนที่ทำงานแผนก admin ต้องตื่นตัวอยู่ตลอดเวลา แม้ไม่ได้มีเป้าหมายใหญ่ที่เฉพาะเจาะจงเหมือนแผนกอื่น แต่ก็มีเป้าเล็ก ๆ มากมายที่ต้องทำให้สำเร็จ ยิ่ง Work from Home ซึ่งอาจจะทำให้ใครหลายคนถูกบรรยากาศที่บ้านทำให้ขาดแรงบันดาลใจในการทำงานไปได้ ยิ่งทำให้คนทำงานธุรการต้องมีวินัยและความแน่วแน่มากกว่าเดิม รู้ว่าอะไรที่ต้องทำให้เสร็จ และเสร็จตอนไหน
Organizational Skill
ทักษะการจัดการเป็นอีกหนึ่งสกิลที่อยู่คู่กับทีมงาน Admin ยิ่งต้องมาทำงานภายใต้นโยบาย Work from Home ด้วยเลย ทักษะนี้ยิ่งต้องถูกพัฒนาไปอีกขั้น ทีมงานธุรการจึงต้องมีการวางแผนให้ดี ทั้งวางแผนการสื่อสารกันภายในองค์กร วางแผนระบบการทำงานของ admin เอง และวางแผนตารางการทำงาน โดยใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย เช่น การใช้ online service หรือ application ที่ใช้สำหรับจัดการงานในออฟฟิศ อย่าง Trello Asana หรือ Notion หรือแม้แต่การประสานงาน ส่งเอกสาร ติดต่อ messenger ก็ต้องวางแผนให้ดี ระบุเวลานัดหมายให้ชัดเจนกว่าเดิม เพราะเมื่อทุกคน Work from Home อาจทำให้เราจะไม่สามารถคาดเดาตารางการทำงานที่แน่นอนของคนอื่นได้อย่างชัดเจน
Adaptability and Flexibility Skills
การทำงานที่ไม่ได้อยู่ในออฟฟิศ และกระจายกันทำงานในที่ต่าง ๆ ย่อมทำให้แผนก admin ทำงานได้ยากกว่าเดิม ทำให้ต้องอาศัยทักษะการปรับตัวมากขึ้นกว่าเดิม ทั้งการมีทัศนคติเชิงบวกในการทำงาน และการแก้ปัญหา เพราะคนทำงานธุรการจะต้องพบเจอกับปัญหาหลายอย่าง ทั้งการสื่อสารที่ไม่ต่อเนื่อง ความพยายามที่ต้องใช้ในการติดตามงานมากขึ้นกว่าเดิม การวางแผนตารางงานและเวลาให้เป๊ะยิ่งกว่าเดิม และปัญหาในการปรับตัวของคนในแผนกอื่นที่อาจจะกลายมาเป็นปัญหาที่แผนก admin ต้องเข้าไปช่วยแก้ไขเพื่อให้การทำงานราบรื่น และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
cr.Photo by Ketut Subiyanto from Pexels
 
Tel: 063-282-3651